supervers
van de pers.

nieuws

27-01-2020

Vliegensvlug documenten opstellen en verzenden

Als ondernemer herken je het volgende scenario misschien wel: je opent je document-template en begint met invullen. Wanneer je klaar bent sla je het document op, verzend je hem via e-mail naar de klant, die hem vervolgens moet uitprinten, ondertekenen, inscannen en weer terugsturen, zodat jij hem kan opslaan voor de administratie.

Als je vaak een offerte of contract opmaakt, dan is dit aan de orde van de dag. Dat moet toch makkelijker kunnen?

Spoiler alert: Ja, dat kan!

Met een applicatie waar documenten door middel van templates snel en eenvoudig opgemaakt, verstuurd, ondertekend en opgeslagen in je archief kunnen worden zou je enorm veel tijd besparen. Precies om die reden is Mylan bij eyetractive met dit project aan de slag gegaan, als onderdeel van zijn stage ICT & Media Design.

Hoe zo'n project doorlopen wordt, lees je hieronder.

Onderzoek & Structuur

Nog voordat Mylan aan de slag ging met ontwerp en opbouw, werd er onderzoek gedaan. Wat moet de "document generator" allemaal kunnen? Welke slimmigheden zijn een must voor de eerste versie, en wat kan wachten tot een eventuele doorontwikkeling? En hoe vertalen die functionaliteiten zich naar een handig te gebruiken interface?

Voordat er ook maar één regel code geschreven wordt of een ontwerp gemaakt wordt, is het belangrijk om de structuur van de applicatie te schetsen. Bij eyetractive doen we dat in een zogenaamd wireframe: hierin wordt elk scherm uitgetekend met de gebruikerservaring in acht. Zo komt elke knop, tekst of ander element op de meest logische plek te staan.

Ontwerp

Nadat de kaders voor de nieuwe tool vast staan, en de structuur bepaald is, wordt er gekeken naar het ontwerp. Belangrijk hierbij was voor Mylan dat we de tool zelf wilden gebruiken, maar mogelijk ook als Software as a Service dienst willen gaan aanbieden. Een aansprekend ontwerp volgt snel, en het wireframe krijgt het spreekwoordelijke likje verf. Het zwart-witte wireframe verandert in een visueel aantrekkelijk geheel.

Development

Er kan gebouwd worden! Het vooraf ontwerpen en vaststellen van alle schermen in de applicatie, resulteert in een snelle ontwikkelperiode. Mylan is ongeveer 7 weken bezig met programmacode schrijven. Een paar krachttermen die geleerd zijn: MVC-design-pattern, soft-delete en koffie. Want elke programmeur heeft koffie nodig om functies te schrijven. Een paar highlights:

Document editor

Dankzij de makkelijk te gebruiken editor is het opmaken van een document kinderspel. Elke document bestaat uit rijen met één of twee kolommen waarin teksten, afbeeldingen, tabellen en meer geplaatst kunnen worden om zo tot een volwaardig document te komen. Deze editor is de centrale kracht voor documenten, templates en snippets.

Documenten en templates (en snippets)

Een nieuwe offerte of contract kan natuurlijk direct gemaakt worden. Maar wil je de echte kracht van deze software benutten? Dan maak je eerst een template aan. Hiermee zet je de structuur van het document al klaar, zodat je die als 'preset' kunt gebruiken bij het maken van je nieuwe document, en je alleen nog maar de specifieke info hoeft in te vullen. Vul dit aan met 'snippets' (kleine stukken templates) die je ook nog eens handig structureert in je bibliotheek, en je document is zó opgemaakt.

Handtekening? Of toch nog feedback?

Is je document af? Maak het definitief en stuur het naar je collega's of naar de externe contacten. Ze kunnen dan feedback geven (door het plaatsen van opmerkingen op een specifieke plek in het document) of het document accorderen. Daarbij wordt gevraagd voor een handtekening: die zet je eenvoudig online. Was het document niet akkoord? Dan maken we eenvoudig een nieuwe versie op om de feedback te verwerken en doen we het gewoon opnieuw!

What's in it for me?

Natuurlijk is een document builder handig! Voor ons, en voor onze klanten. Maar het mooie is dat deze werkwijze verder toepasbaar is op alle software die we bij eyetractive bouwen. Heb je zelf een idee over hoe we jouw organisatie kunnen ondersteunen door stroperige processen weer leuk te maken? Of wil je met ons brainstormen in een Wink-sessie om een software idee concreter te maken? Neem contact met ons op, en dan demonstreren we de document builder graag onder het genot van een kop koffie, cappucino of Mylan's favoriete koffie-specialiteit: de flat white!

En Mylan? Die sloot zijn stage af met een "uitmuntend" en is inmiddels deel geworden van het eyetractive team. Proficiat!